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New Management Company Transition

August 1, 2024

Hello Fellow Residents,

My name is Schuyler, and for the past several months, I've been the sole member of the HOA board due to low homeowner involvement. I'm pleased to announce that several volunteers have recently stepped up to help, and I will be working on onboarding them to assist me going forward. My goal is to improve everyone’s experience with the HOA.

The main issue I've observed is poor communication, especially with our management company. Homeowners often feel frustrated when receiving rule violation notices without clear recourse or timely responses. Our HOA documents are lengthy and complex, which adds to the confusion. The lack of response from management even affected the board—we wouldn't hear from them for days or weeks sometimes.

After much consideration and legal consultation, we have decided to switch management companies. Our contract with the previous company has been terminated. Starting today, Premier Association Management will take over all management responsibilities. They come highly recommended by other communities, and promise a personal touch.

Benefits of the new management company include:

  1. Consistent phone support during business hours.
  2. A guaranteed response time for inquiries that can’t be resolved immediately over the phone.
  3. Improved enforcement and communication regarding HOA rules.
  4. Lower annual cost to the HOA with more benefits.

For questions about your account or payments, contact Premier Association Management at (407) 333-7787 during business hours or visit https://premiermgmtcfl.com/. Look out for their letter with details about setting up an online portal account. We will consider waiving late fees for the first month for anyone having trouble paying the new company or who has accidentally paid the old one. If you have paid the old one, please sit tight as it will take a couple of weeks to update your new account. Please note that with this transition, TownSQ has been shut down as the new company has its own web portal. It's best to connect to the new portal as soon as possible. Contact the new management company for assistance with setup, and they will be happy to help.

This transition marks a new era for our community as the previous company was put in place by the builder before anyone lived here. With better communication and a responsive management team, we can enhance the experience for all residents.

Finally, our HOA still needs more volunteers. Although unpaid and hard work, you can help make your community better and save on costs for everyone on dues. If you're interested in volunteering, please email board@amwhoa.com.

Thank you for your attention. I look forward to working together to improve our community.

Sincerely,

Schuyler

Acting President, Arbors at Meadow Woods HOA

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Hola, Vecinos,

Mi nombre es Schuyler, y durante los últimos meses he sido el único miembro de la junta de la HOA debido a la baja participación de los propietarios. Me complace anunciar que varios voluntarios han ofrecido su ayuda recientemente, y estaré trabajando en incorporarlos para que me asistan en adelante. Mi objetivo es mejorar la experiencia de todos con la HOA.

El principal problema que he observado es la mala comunicación, especialmente con nuestra empresa de gestión. Los propietarios a menudo se sienten frustrados cuando reciben avisos de violación de reglas sin un recurso claro o respuestas oportunas. Nuestros documentos de la HOA son extensos y complejos, lo que añade confusión. La falta de respuesta de la gestión incluso afectó a la junta; a veces pasaban días o semanas sin escuchar nada de ellos.

Después de mucha consideración y consulta legal, hemos decidido cambiar de empresa de gestión. Nuestro contrato con la empresa anterior ha sido terminado. A partir de hoy, Premier Association Management se hará cargo de todas las responsabilidades de gestión. Vienen muy recomendados por otras comunidades y prometen un toque personal.

Los beneficios de la nueva empresa de gestión incluyen:

  1. Soporte telefónico constante durante el horario laboral.
  2. Un tiempo de respuesta garantizado para consultas que no puedan resolverse de inmediato por teléfono.
  3. Mejora en la aplicación y comunicación respecto a las reglas de la HOA.
  4. Menor costo anual para la HOA con más beneficios.

Para preguntas sobre su cuenta o pagos, contacte a Premier Association Management al (407) 333-7787 durante el horario laboral o visite https://premiermgmtcfl.com/. Esté atento a su carta con detalles sobre cómo configurar una cuenta en el portal en línea. Consideraremos la exención de tarifas por pagos atrasados durante el primer mes para quienes tengan problemas para pagar a la nueva empresa o quienes accidentalmente hayan pagado a la anterior. Si ha pagado a la anterior, por favor espere unas semanas mientras se actualiza su nueva cuenta. Tenga en cuenta que con esta transición, TownSQ ha sido cerrado ya que la nueva empresa tiene su propio portal web. Es mejor conectarse al nuevo portal lo antes posible. Contacte a la nueva empresa de gestión para asistencia con la configuración, y estarán encantados de ayudarle.

Esta transición marca una nueva era para nuestra comunidad, ya que la empresa anterior fue puesta en su lugar por el constructor antes de que alguien viviera aquí. Con una mejor comunicación y un equipo de gestión receptivo, podemos mejorar la experiencia para todos los residentes.

Finalmente, nuestra HOA aún necesita más voluntarios. Aunque no es remunerado y es un trabajo arduo, puede ayudar a mejorar su comunidad y ahorrar en costos para todos en las cuotas. Si está interesado en ser voluntario, por favor envíe un correo electrónico a board@amwhoa.com.

Gracias por su atención. Espero trabajar juntos para mejorar nuestra comunidad.

Sinceramente,

Schuyler

Presidente Interino, Arbors at Meadow Woods HOA